Comment bien organiser un voyage de groupe en VTT ?

Le voyage en VTT est idéal pour réunir un groupe d’amis. Le problème principal est qu’il n’est pas toujours facile que le groupe s’entende sur une destination et s’engage sur une date précise.
Nous vous proposons 10 étapes simples pour faire en sorte que les choses se déroulent aussi bien que possible. Suivez-les et vous garderez la raison et surtout, conserverez vos amis.

Faites vos recherches

Vous voudrez choisir une société qui a une grande expérience dans l’organisation de voyages en VTT. Réduisez votre liste à 2/3 entreprises potentielles et faites une recherche Google pour chacune d’entre elles. Consultez les commentaires en ligne des clients précédents sur des sites comme Tripadvisor, puis passez à l’étape 2.

Contacter un représentant de la société organisatrice

Appelez l’entreprise que vous envisagez et parlez à une personne réelle. Prenez note de la facilité avec laquelle vous pouvez les joindre, de leur connaissance du ou des voyages sur lesquels vous vous renseignez (s’agit-il même de vététistes ?), de leur service à la clientèle et de leur capacité à répondre aux besoins particuliers de votre groupe.

Nommer ou devenir le chef de groupe

Si vous lisez ceci, l’idée de réunir vos amis à vélo pour explorer une nouvelle destination vous a probablement traversé l’esprit. Si vous faites partie d’un club de VTT local, parlez à l’organisateur principal pour voir s’il serait intéressé à prendre l’initiative de former un groupe. Ou encore, si vous êtes bien réseauté, axé sur les buts et bien organisé, prenez les choses en main et décidez de le faire vous-même. Vos amis vous remercieront plus tard.

Créer un groupe privé sur Facebook

Une grande partie de l’attrait de partir en voyage avec vos amis est toute la période de préparation et d’anticipation. À cette fin, nous vous suggérons de mettre en place un groupe Facebook privé pour inviter vos amis et mettre tout le monde au courant et sur la même page, en utilisant le forum de discussion pour partager tout, des meilleures options de vol aux meilleurs conseils sur l’équipement.

Expliciter les objectifs du voyage

Assurez-vous que toutes les personnes que vous invitez se situent à un niveau de motivation similaire et qu’elles sont d’accord sur les objectifs du voyage. La dernière chose que vous voulez, c’est que certains cyclistes s’attendent à un rythme de requin-marteau tandis que d’autres attendent avec impatience une balade plus décontractée et tranquille sur leur vélo Orbea. De même, certains voudront peut-être passer une bonne partie de leur temps à faire du tourisme tandis que d’autres s’attendent à rouler tous les jours. Établissez des attentes claires dès le départ pour éviter toute déception.

Voter pour la destination préférée

Utah ou Californie ? Suisse ou Italie ? Népal ou Pérou ? Si votre groupe est déchiré entre plusieurs destinations, créez un sondage dans votre groupe Facebook et demandez à chacun de voter pour son premier choix (il est préférable de s’en tenir à deux choix). Une fois que vous avez déterminé la destination préférée, décidez si vous voulez vous joindre à un départ planifié existant ou en créer un exclusivement pour votre groupe (le prix variera probablement selon l’option que vous choisissez et la taille de votre groupe).

Créer un Doodle pour décider des dates

Si vous optez pour l’option de choisir vos propres dates, la partie la plus difficile peut être de s’entendre sur les dates qui conviennent le mieux à tous. Épargnez-vous les interminables va-et-vient d’un courriel et créez un sondage Doodle Poll – l’outil de planification le plus simple au monde.

Obtenir des engagements fermes

Il est inévitable que certains membres du groupe soient dans l’indécision lorsque viendra le temps de s’inscrire. La façon la plus efficace d’amener les autres à s’engager est de prendre l’initiative et de dire : « J’ai signé pour le voyage d’une vie ! Qui se joint à moi ? » Faites savoir à tout le monde comment s’inscrire, quel est le montant requis pour un dépôt et quand le solde restant est dû.

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